Préparer votre audit Qualiopi vous prend 6 semaines.
Avec Calendium, 2 jours.
73% des CFA considèrent la préparation Qualiopi comme leur principal stress administratif. Calendium le transforme en routine — 28 indicateurs sur 32 documentés automatiquement, en continu, sans effort supplémentaire.
Ce que préparer un audit Qualiopi représente vraiment
Un CFA n'est pas un organisme de formation comme les autres. Là où un OF standard justifie 23 indicateurs, vous devez en couvrir 32 — dont 10 spécifiques à l'apprentissage. La différence, ce sont des dizaines d'heures supplémentaires chaque année.
La chasse aux preuves
Reconstituer rétroactivement 3 ans de traçabilité — feuilles d'émargement, évaluations tuteurs, dossiers décrochage, comptes-rendus de conseil de perfectionnement — dans les 3 semaines avant l'audit.
→ Temps estimé : 40 à 60 heuresLa paperasse invisible
Livrets d'alternance, visites en entreprise, enquêtes de satisfaction, positionnements initiaux — chaque indicateur réclame sa preuve documentée, et personne ne les produit naturellement.
→ Charge annuelle : 250 à 300 heuresLe stress du « rien oublier »
73% des CFA déclarent que la préparation Qualiopi est leur principal stress administratif. La peur de la non-conformité est permanente quand les preuves sont dispersées dans des mails, des clés USB et des dossiers partagés.
Qualiopi sans Calendium vs avec Calendium
Estimations établies indicateur par indicateur, pour un CFA de 50 à 100 alternants avec 8 à 15 formateurs. Conservatrices — la réalité est souvent pire.
| Sans Calendium | Avec Calendium | |
|---|---|---|
| Préparation de l'audit initial | 6 à 12 semaines | 2 à 4 jours |
| Charge annuelle Qualiopi | ~287 heures | ~18 heures |
| Export dossier (action technique) | 40 à 60 heures | 2 heures |
| Préparation complète de l'audit | 6 à 12 semaines | 2 jours |
| Suivi décrochage (C6) | ~30 h/an | ~2 h/an |
| Enquêtes satisfaction (C2/C3) | ~20 h/an | ~1 h/an |
| Conseil de perfectionnement (A3) | ~15 h/an | ~1 h/an |
| Émargement tracé (présences) | ~40 h/an | 0 h |
| Positionnement apprenant (C1) | ~10 h/an | 0 h |
| Export SIFA | ~15 h/an | 0,5 h/an |
| Total sur 3 ans | ~1 000 heures | ~65 heures |
| Gain de temps | ~935 heures économisées |
Estimations basées sur un CFA de taille moyenne (50–100 alternants). Vos chiffres peuvent varier selon la taille de votre établissement.
de travail économisés par an
économisés par an (au TJM moyen 400€)
économisés sur un cycle 3 ans vs consultant
28 indicateurs sur 32 couverts automatiquement
Calendium a été conçu pour les CFA — pas pour les OF génériques. Chaque feature génère des preuves Qualiopi sans que vous ayez à y penser.
| Critère | Indicateur | Couverture | Comment |
|---|---|---|---|
| Critère 1 — Conditions d'information du public | |||
| 1 | Information sur les prestations | ✓ | Portails publics |
| 2 | Indicateurs de résultats | ✓ | Tableau de bord insertion |
| 3 | Obtention des certifications | ✓ | Suivi certifications RNCP |
| Critère 2 — Identification des objectifs | |||
| 4 | Analyse du besoin | ✓ | Formulaire natif + archivage auto |
| 5 | Objectifs et contenu | ✓ | Module/diplôme structuré |
| 6 | Adéquation contenu/objectifs | ✓ | Maquettes pédagogiques |
| 7 | Procédures de positionnement | ✓ | Évaluation positionnement initial |
| Critère 3 — Adaptation des prestations | |||
| 8 | Séquences adaptées | ✓ | Planning adaptatif |
| 9 | Contenus et supports | ✓ | Bibliothèque de cours / LMS |
| 10 | Conditions de déroulement | ✓ | Fiches sessions détaillées |
| 11 | Émargement et assiduité | ✓ | Émargement SHA-256, horodaté, infalsifiable |
| 12 | Évaluation des acquis | ✓ | Bulletins + évaluations |
| Critère 4 — Adéquation des moyens | |||
| 13 | Moyens humains | ✓ | Base formateurs + qualifications |
| 14 | Moyens techniques | ✓ | Gestion salles et équipements |
| 15 | Coordination pédagogique | ✓ | Dashboard équipe pédagogique |
| 16 | Moyens pédagogiques | ✓ | Bibliothèque partagée |
| Critère 5 — Qualification des personnels | |||
| 17 | Compétences des formateurs | ✓ | Profils + certifications |
| 18 | Formation des formateurs | ⚠ | Suivi manuel recommandé |
| 19 | Compétences des intervenants | ✓ | Onboarding formateurs |
| Critère 6 — Investissement et implication | |||
| 20 | Veille concurrentielle | ⚠ | Hors scope logiciel |
| 21 | Veille pédagogique | ⚠ | Hors scope logiciel |
| 22 | Actions d'amélioration | ✓ | Conseil de perfectionnement |
| 23 | Traitement des difficultés | ✓ | Suivi décrochage C6 |
| 24 | Traitement des réclamations | ✓ | Signalements + suivi |
| Critère 7 — Processus d'amélioration | |||
| 25 | Enquêtes de satisfaction | ✓ | Campagnes automatiques |
| 26 | Modalités d'évaluation | ✓ | Grilles formateurs/tuteurs |
| 27 | Analyse des difficultés | ✓ | Tableau de bord décrochage |
| 28 | Mesures d'amélioration | ✓ | Actions correctives tracées |
| 29 | Aménagements handicap | ✓ | Module handicap A4 |
| 30 | Sous-traitance contrôlée | ⚠ | Suivi conventions |
| 31 | Évaluations entreprise | ✓ | Visites + évaluations tuteurs |
| 32 | Insertion professionnelle | ✓ | Enquêtes 3/6/12 mois |
⚠ Les 4 indicateurs marqués ⚠ (n° 18, 20, 21, 30) sont couverts par actions manuelles uniquement — ils nécessitent une démarche pédagogique ou stratégique qui ne peut pas être automatisée par un logiciel.
La différence : continu vs urgence
La plupart des CFA préparent leur audit en mode urgence — 3 semaines de reconstitution rétroactive. Avec Calendium, vos preuves se constituent automatiquement chaque jour.
Au quotidien (0 effort)
Vos formateurs font l'appel → émargement signé automatiquement. Un apprenant absent 3 fois → dossier décrochage ouvert. Une session se termine → enquête satisfaction envoyée.
Avant l'audit (2 jours)
Vous cliquez sur « Export Qualiopi » → Calendium génère votre dossier de preuves en 2 heures. Le reste du temps (≈1,5 jour) sert à relire, briefer votre équipe et compléter les 4 indicateurs manuels.
Pendant l'audit (0 stress)
« Montrez-moi le suivi du décrochage » → 10 secondes pour afficher le dossier complet, horodaté, avec toutes les actions.
Ce que nos clients disent de leur audit
« Lors de notre dernier audit de surveillance, l'auditrice a demandé les feuilles d'émargement des 6 derniers mois. J'ai tout sorti en 30 secondes. Elle m'a dit que c'était la première fois qu'elle voyait ça. »
— Directeur de CFA, secteur tertiaire, région Auvergne-Rhône-Alpes
Vos questions sur Qualiopi et Calendium
Calendium a été conçu dès le départ pour les CFA — pas pour les OF génériques. Chaque feature génère des preuves Qualiopi en arrière-plan : émargement horodaté pour les présences, module dédié pour le conseil de perfectionnement, détection automatique du décrochage, enquêtes de satisfaction automatiques... Le planning est le cœur du produit, mais Qualiopi est intégré à chaque niveau.
Les 4 indicateurs hors scope concernent le contenu pédagogique (qui doit être créé par vos formateurs), les CV et qualifications (à uploader une fois), les partenariats PMSMP, et les projets de citoyenneté. Ce sont des éléments qu'aucun logiciel ne peut produire à votre place — ils sont intrinsèquement liés à votre activité pédagogique.
Les deux. En fait, Calendium est particulièrement efficace pour les audits de surveillance — car les preuves ont été constituées en continu depuis votre dernière certification. Vous n'avez rien à reconstituer.
Oui. Calendium génère un export Qualiopi consolidé (PDF + annexes) couvrant les 28 indicateurs automatisés. Vous pouvez le transmettre à l'auditeur avant sa visite ou le présenter en direct pendant l'audit.
Oui — c'est exactement pour ça que Calendium existe. Les 10 indicateurs spécifiques apprentissage (livret alternance, visites entreprise, évaluations tuteur, émargement, SIFA, conseil de perfectionnement, décrochage, insertion...) sont tous couverts nativement.
Votre prochain audit Qualiopi, prêt en 2 jours
Arrêtez de reconstituer vos preuves en urgence. Laissez Calendium les produire automatiquement, tous les jours, au fil de votre activité. Votre auditeur verra la différence. Vous aussi.