Les contrôles de cohérence que l'administration pratique
Le service régional de contrôle de votre DREETS compare d'abord les cadres entre eux : vos produits avec votre compte de résultat, votre activité pédagogique avec vos produits, votre sous-traitance d'un cadre à l'autre. Un écart sur l'un de ces points suffit à déclencher une demande de précision adressée à l'organisme.
Les recoupements à vérifier avant le dépôt | Recoupement | Ce qui doit concorder | Dans l'outil |
|---|
| Produits et résultat | Le total du cadre C, la part formation du compte de résultat, les dépenses du cadre D et le résultat | Blocs 2 et 3, tolérance de 1 euro |
|---|
| Activité et volume | Le nombre de personnes formées et le volume réalisé, comparés à la durée réelle de vos parcours | Bloc 4, moyenne par personne |
|---|
| Activité et produits | Le coût horaire moyen : total des produits divisé par le volume réalisé | Bloc 4, ratio affiché sans seuil |
|---|
| Totaux pédagogiques | Les totaux des cadres F-1, F-3 et F-4, bilans de compétences et VAE compris : effectifs et volume identiques | À relire vous-même |
|---|
| Sous-traitance | Les comptes 604 et 6226 du cadre D, les formateurs extérieurs du cadre E, le détail du cadre F-2 | Bloc 6 |
|---|
Le cadre C décrit l'origine des ressources de l'organisme, financeur par financeur. Le volume pédagogique se déclare en heures-stagiaires : une action de 6 heures suivie par 12 personnes représente 72 heures-stagiaires. La notice officielle du BPF (Cerfa 50199#17), consultée le 28/10/2026, précise ce mode de calcul et l'égalité des trois totaux pédagogiques. Gardez ce document ouvert pour remplir le BPF : c'est le guide ligne par ligne du formulaire.
Les trois contrôles automatiques de cette page ne couvrent pas tout ce que l'administration peut vérifier, et l'outil ne valide pas un BPF. Les seuils de 30 % pour la ligne 11, d'une heure et d'une année de temps plein par personne formée sont des repères indicatifs, sans base légale : ils signalent une erreur probable, pas une faute.
Quand déposer son BPF
La campagne 2026 s'est tenue du 1er avril au 31 mai 2026, selon la page de transmission du BPF de la DREETS Occitanie, consultée le 28/10/2026. Le Code du travail fixe l'envoi avant le 30 avril (article R6352-23) ; depuis plusieurs années, un report au 31 mai a été accordé, comme le rappelle Centre Inffo le 3 mars 2026. Les dates de la campagne 2027 ne sont pas publiées à ce jour : à confirmer.
La démarche se fait en ligne, sur la plateforme Mon Activité Formation, avec un compte EFP Connect. Cette obligation concerne tout organisme titulaire d'une déclaration d'activité, que la formation professionnelle soit son activité principale ou accessoire. La saisie peut être confiée à un collaborateur ou à votre expert-comptable, s'il a reçu une habilitation du gestionnaire des accès de l'organisme, selon Entreprendre Service Public (page vérifiée le 21 janvier 2026), qui renvoie aussi vers un guide de connexion au portail. Réglez cette question d'accès avant l'ouverture.
Un BPF non transmis rend la déclaration d'activité caduque : l'article L6351-6 du Code du travail le prévoit, et l'organisme doit alors redemander un numéro de déclaration d'activité. Selon la DREETS Auvergne-Rhône-Alpes (page mise à jour le 14/09/2026), la caducité fait aussi sortir l'organisme de la liste publique des organismes de formation, emporte la certification Qualiopi liée au numéro, met fin au financement des actions par les financeurs et à la visibilité sur EDOF pour le CPF, et annule l'exonération de TVA au titre de la formation professionnelle continue. Pour le cadre légal complet et les cas particuliers, consultez le guide complet du BPF publié sur ce site.
Le calendrier de préparation, trois semaines avant l'ouverture
Les informations nécessaires sont réparties entre plusieurs personnes. Sollicitez d'abord, dans l'organisme ou chez ses conseils, celle dont la réponse prend le plus de temps : le cabinet comptable. Ce plan suppose que l'exercice a été clos et que la balance peut être produite.
Qui détient quoi, et quand le lui demander | Semaine | Qui | Ce que vous lui demandez | Blocs |
|---|
| Semaine 1 | Expert-comptable | Dates de l'exercice clos, balance, produits par financeur et par dispositif (apprentissage, CPF, plan de développement des compétences), comptes 6411, 604 et 6226, clé de répartition | 1, 2, 3 |
|---|
| Semaine 1 | Direction | État du NDA, SIRET et adresse à jour, signataire, accès EFP Connect et habilitations | 1 |
|---|
| Semaine 2 | Responsable pédagogique ou planning | Publics accueillis, volume réalisé d'après l'émargement, objectifs, spécialités NSF | 4 |
|---|
| Semaine 2 | Paie et ressources humaines | Formateurs salariés, intervenants externes, bénévoles, volume dispensé par statut | 5 |
|---|
| Semaine 3 | Vous, avec chaque sous-traitant ou donneur d'ordre | Conventions, factures, volume confié, puis les contrôles de cohérence | 6 |
|---|
Chaque semaine prépare la suivante. Ouvrez ensuite le formulaire dès la première semaine de campagne : vous gardez le temps de corriger un écart ou un accès bloqué avant la date limite.
Questions fréquentes sur la préparation du BPF
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer son BPF ?
Tout dépend de l'état de vos données, plus que de la taille de l'organisme. Si l'activité, les publics et les financeurs sont tenus dans un seul outil, comptez quelques heures. S'il faut reconstituer l'activité depuis les feuilles d'émargement et ventiler les produits facture par facture, comptez plutôt en jours, étalés sur plusieurs semaines d'échanges avec le comptable.
Mon exercice comptable ne suit pas l'année civile : quelle période déclarer ?
L'organisme déclare le dernier exercice comptable clos au 30 avril de l'année de la campagne (article R6352-22 du Code du travail, rappelé par Centre Inffo). Un exercice clos le 30 septembre 2026 sera donc déclaré en 2027. Les informations pédagogiques couvrent la période des données financières : la notice officielle l'impose.
Aucune action réalisée sur l’exercice : faut-il quand même déposer un BPF ?
Oui, l'obligation demeure. Les cadres A et B restent obligatoires et vous portez la mention néant dans les autres, selon la notice officielle. L'article L6351-6 du Code du travail prévoit la caducité de la déclaration quand le bilan ne fait apparaître aucune activité. En 2026, la caducité a été appliquée par la DREETS Auvergne-Rhône-Alpes quand les deux derniers BPF transmis étaient néant. Posez la question à votre DREETS : la règle appliquée est la sienne.
Comment reconstituer un volume d’heures sous-traitées jamais suivi ?
Partez des conventions de sous-traitance, qui portent en principe la durée de chaque action. À défaut, reprenez les factures du prestataire et le planning réalisé de l'organisme sous-traitant. Multipliez ensuite la durée suivie par le nombre de personnes formées : le cadre F-2 demande des heures-stagiaires. Notez la méthode retenue, puis tenez ce suivi dès le premier mois de l'exercice suivant.
Quelles pièces conserver après le dépôt, et combien de temps ?
Gardez une copie du formulaire transmis : la notice officielle le demande. Classez avec elle chaque document qui justifie un chiffre : balance, factures, conventions, feuilles d'émargement. Rangez ces documents par bloc, dans l'ordre de cette checklist : la démarche de justification sera plus rapide si l'administration vous interroge. Les pièces comptables et justificatives se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice, selon Entreprendre Service Public. L'administration peut aussi demander le bilan, le compte de résultat et l'annexe du dernier exercice clos (article L6352-11).
Cette checklist permet-elle de remplir le BPF à ma place ?
Non. Elle sert à préparer son BPF : réunir les chiffres, repérer les pièges, vérifier trois recoupements. Il vous reste ensuite à remplir le BPF et à le déclarer sur Mon Activité Formation, avec vos accès EFP Connect. L'outil est une aide : il ne remplace ni le formulaire officiel, ni l'avis de votre expert-comptable, ni celui de votre DREETS.
