Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : guide complet
- Le bilan pédagogique et financier (BPF) est une obligation annuelle pour tout organisme déclaré : la non-transmission entraîne la caducité de votre NDA et une amende de 4 500 euros
- La campagne 2026 est ouverte du 1er avril au 31 mai sur le portail Mon Activité Formation - ne comptez pas sur le dernier jour, la plateforme sature chaque année
- Un logiciel de gestion de formation centralise les données nécessaires et vous fait gagner plusieurs heures de collecte manuelle
- Le contrôle administratif : il permet aux services régionaux de contrôle (SRC) des DREETS de vérifier que votre activité correspond bien à de la formation professionnelle au sens du Code du travail.
- La statistique publique : les données agrégées alimentent les publications du ministère du Travail sur le marché de la formation en France.
- Organismes de formation (SARL, SAS, association, auto-entrepreneur)
- Centres de formation d'apprentis (CFA) - depuis la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018
- Prestataires de bilans de compétences
- Prestataires de VAE (Validation des Acquis de l'Expérience)
- Rendez-vous sur Mon Activité Formation
- Connectez-vous avec votre compte EFP Connect (le même que pour votre déclaration d'activité initiale)
- Accédez à la rubrique "Bilan pédagogique et financier"
- Remplissez les cadres A à E
- Validez et conservez l'accusé de réception
- Numéro de déclaration d'activité (NDA)
- Numéro SIRET
- Raison sociale et adresse
- Statut juridique
- La période de l'exercice comptable concerné (par exemple, du 01/01/2025 au 31/12/2025)
- Si vous avez dispensé des formations à distance pendant l'exercice
- Le nombre total de conventions et contrats conclus
- Charges de personnel (formateurs salariés)
- Achats de prestations de formation (sous-traitance)
- Charges de fonctionnement (locaux, matériel pédagogique)
- Autres charges
- Le nombre de stagiaires formés sur l'exercice, ventilés par catégorie (salariés, demandeurs d'emploi, particuliers, apprentis)
- Le nombre d'heures de formation dispensées (heures-stagiaires)
- Le nombre de formateurs ayant intervenu et leur statut (salariés, indépendants, bénévoles)
- Les spécialités de formation selon la nomenclature NSF
- Extraire les données financières de votre comptabilité
- Reconstituer les heures de formation à partir de feuilles d'émargement ou de tableurs
- Compter manuellement les stagiaires par catégorie
- Ventiler les charges entre activité de formation et autres activités
- Saisir le tout dans le formulaire en ligne, rubrique par rubrique
- Suivi des conventions et contrats : chaque action de formation est rattachée à un financeur (entreprise, OPCO, CPF, etc.), ce qui alimente directement le cadre C.
- Planning et émargement : les heures de formation sont comptabilisées automatiquement depuis votre planning, pas besoin de recompter.
- Registre des stagiaires : le nombre de stagiaires par catégorie et par spécialité est disponible en un clic.
- Suivi des formateurs : le logiciel sait quels formateurs sont intervenus, combien d'heures chacun a dispensé, et s'ils sont salariés ou prestataires externes.
- Conventions et contrats de formation
- Feuilles d'émargement
- Factures émises et reçues
- Bilans comptables
- Programmes de formation
- Anticipez : ne commencez pas la veille du 31 mai. Ouvrez votre BPF dès le 1er avril et identifiez les données manquantes.
- Séparez clairement votre activité de formation de vos autres activités dans votre comptabilité.
- Vérifiez la cohérence entre vos cadres C, D et E : les produits, les charges et les heures de formation doivent raconter la même histoire.
- Équipez-vous : un logiciel de gestion adapté transforme une corvée annuelle en simple vérification de chiffres déjà centralisés.
- Archivez votre BPF et l'accusé de réception pendant au moins trois ans.
Chaque printemps, la même échéance revient : le bilan pédagogique et financier. Pour certains organismes de formation, c'est une formalité réglée en deux heures. Pour d'autres, c'est une course contre la montre dans des tableurs éparpillés, avec la peur de se tromper de rubrique.
La bonne nouvelle, c'est que le BPF n'est pas un exercice compliqué en soi. Il demande simplement de la rigueur, les bons chiffres au bon endroit, et une compréhension claire de ce que l'administration attend. Ce guide vous accompagne rubrique par rubrique, avec des conseils pratiques pour éviter les erreurs qui coûtent cher.
Qu'est-ce que le bilan pédagogique et financier ?
Le cadre légal
L'obligation découle de l'article L.6352-11 du Code du travail. Le texte est clair : toute personne réalisant des actions relevant de la formation professionnelle continue doit adresser chaque année à l'autorité administrative un bilan pédagogique et financier retraçant son activité (source : Légifrance).
Ce document sert deux objectifs :
Ce que le BPF n'est pas
Le BPF n'est pas un audit comptable, ni un bilan de compétences, ni un rapport Qualiopi. C'est un formulaire déclaratif (Cerfa n° 10443) qui synthétise votre activité de formation sur un exercice. Si vous êtes en cours de démarche Qualiopi, sachez que le BPF est un prérequis distinct mais complémentaire : la certification porte sur la qualité des processus, le BPF porte sur la réalité de l'activité.
Qui doit remplir le BPF ?
Les structures concernées
La liste est large et ne souffre aucune exception :
Peu importe que la formation soit votre activité principale ou secondaire. Un consultant indépendant qui réalise 80 % de conseil et 20 % de formation avec un NDA est soumis à la même obligation qu'un organisme de formation à temps plein.
Le cas du BPF "néant"
Vous n'avez réalisé aucune action de formation sur l'exercice ? Vous devez quand même transmettre un BPF, en indiquant zéro dans toutes les rubriques. C'est ce qu'on appelle le BPF néant. Attention : si vous déposez un BPF néant deux années consécutives, votre NDA sera déclaré caduc par la DREETS. En 2023, plus de 15 600 déclarations d'activité ont été déclarées caduques en France (source : Dendreo).
Quelle est la date limite pour déposer le BPF en 2026 ?
Le calendrier à retenir
| Étape | Date | Détail |
|---|---|---|
| Ouverture de la campagne | 1er avril 2026 | Accès au formulaire sur Mon Activité Formation |
| Date limite de dépôt | 31 mai 2026 | Dernier jour pour valider votre BPF en ligne |
| Caducité du NDA | Après le 31 mai | En cas de non-transmission, la déclaration d'activité devient caduque |
Source : DREETS Occitanie - Campagne BPF 2026
Accéder à la plateforme
La déclaration passe par le portail Mon Activité Formation (MAF). Pour vous connecter :
Conseil pratique : ne vous connectez pas le dernier jour. Chaque année, la plateforme subit des ralentissements importants dans les 48 dernières heures de la campagne. Prévoyez de déposer votre BPF au moins une semaine avant la date limite.
Les cinq cadres du BPF : que remplir et comment ?
Cadre A - Identification de l'organisme
Ce cadre reprend les informations administratives de votre structure :
Ces informations sont généralement préremplies. Vérifiez qu'elles sont à jour, notamment après un déménagement ou un changement de dirigeant.
Cadre B - Période de référence et modalités
Le cadre B précise :
Si votre exercice comptable ne coïncide pas avec l'année civile, vous déclarez les données de votre dernier exercice clos au moment de la campagne.
Cadre C - Bilan financier (produits)
C'est le cadre le plus sensible. Il détaille l'origine de vos recettes liées à la formation professionnelle, hors taxes et en euros. Les grandes lignes à renseigner :
| Ligne | Intitulé | Ce qu'il faut déclarer |
|---|---|---|
| Ligne 1 | Entreprises | Sommes versées directement par des entreprises |
| Ligne 2 | OPCO | Financements reçus des opérateurs de compétences |
| Ligne 3 | Pouvoirs publics | Financements État, Régions, Pôle emploi/France Travail |
| Ligne 4 | Particuliers | Paiements directs de stagiaires (CPF individuel compris) |
| Ligne 5 | Contrats d'apprentissage | Fonds liés aux contrats d'apprentissage |
| Ligne 11 | Autres produits | Autres recettes liées à la formation |
Piège fréquent : la ligne 11 "Autres produits au titre de la formation professionnelle" ne doit inclure que les recettes en lien avec la formation. Ne mélangez pas avec le chiffre d'affaires de vos activités hors formation (conseil, audit, etc.).
Le total des produits déclarés dans le cadre C doit correspondre aux produits liés à la formation dans votre compte de résultat. Les DREETS effectuent des recoupements.
Cadre D - Charges de l'organisme
Ici, vous déclarez les charges liées à votre activité de formation, en vous appuyant sur la balance des comptes de classe 6 de votre comptabilité :
Point clé : ne déclarez que les charges liées à l'activité de formation professionnelle. Si votre structure exerce d'autres activités, vous devez répartir les charges au prorata. Un logiciel de gestion des organismes de formation facilite cette ventilation en catégorisant automatiquement les dépenses par type d'activité.
Cadre E - Activité pédagogique
Le cadre E est le volet pédagogique du BPF. Il recense :
C'est dans ce cadre que la cohérence avec votre planning de formation est déterminante. Si votre planning indique 1 200 heures dispensées sur l'année mais que votre BPF en déclare 800, le SRC posera des questions.
Les erreurs qui coûtent cher (et comment les éviter)
Erreur n° 1 - Confondre chiffre d'affaires global et produits de formation
Le BPF ne porte que sur votre activité de formation professionnelle. Si vous exercez une activité mixte (formation + conseil, par exemple), vous ne déclarez que la part formation. Mélanger les deux fausse votre bilan et expose votre organisme à un contrôle.
Erreur n° 2 - Des heures-stagiaires incohérentes
Le nombre d'heures déclarées doit correspondre à la réalité de votre activité. L'administration croise le nombre de stagiaires, les heures et les produits financiers. Un organisme qui déclare 500 000 euros de produits pour 200 heures de formation déclenche automatiquement une alerte.
Erreur n° 3 - Oublier les sous-traitants
Si vous faites appel à des formateurs externes (sous-traitance), leurs interventions doivent apparaître à la fois dans le cadre D (charges) et dans le cadre E (nombre de formateurs). Oublier de les intégrer crée un déséquilibre entre vos charges et votre activité pédagogique déclarée.
Erreur n° 4 - Déposer hors délai
C'est la plus coûteuse. Passé la date limite du 31 mai 2026, votre déclaration d'activité devient caduque de plein droit. Concrètement, vous perdez votre NDA et avec lui la possibilité de proposer des formations financées par des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail). Par ailleurs, la non-production du BPF constitue une infraction pénale passible d'une amende de 4 500 euros (source : Qualiview Conseil).
Erreur n° 5 - Ne pas conserver de copie
Après validation, téléchargez et archivez une copie de votre BPF et de l'accusé de réception. En cas de contrôle, vous devez pouvoir produire ce document sur les trois derniers exercices.
Comment un logiciel de gestion simplifie votre BPF
Le problème sans outil adapté
Sans logiciel, préparer un BPF impose de :
Ce processus consomme entre un et trois jours selon la taille de votre organisme, avec un risque d'erreur élevé à chaque étape de recopie.
Ce qu'un logiciel change concrètement
Un outil de gestion administrative des formations enregistre en continu les données dont vous avez besoin pour le BPF :
Le jour du BPF, vous n'avez plus qu'à vérifier les totaux et à reporter les chiffres dans Mon Activité Formation. Certains logiciels proposent même une vue de synthèse alignée sur les cadres C, D et E du formulaire.
Pour les petits organismes : même un formateur indépendant gagne du temps avec un outil adapté. Découvrez notre comparatif des solutions pour choisir en fonction de votre taille et de votre budget.
Que se passe-t-il après le dépôt du BPF ?
Le contrôle administratif
Les DREETS peuvent vous demander des pièces justificatives pour vérifier la cohérence de votre BPF :
En moyenne, les sanctions financières s'élèvent à 712 000 euros par contrôle révélant des irrégularités (source : Dendreo). Ce montant inclut les remboursements de fonds publics indûment perçus.
L'exploitation statistique
Les données agrégées de l'ensemble des BPF sont publiées par la DARES (Direction de l'Animation de la Recherche, des Études et des Statistiques). Elles permettent de mesurer l'évolution du marché de la formation professionnelle en France : nombre d'organismes actifs, volume d'heures dispensées, répartition des financements.
FAQ
Le BPF concerne-t-il les auto-entrepreneurs formateurs ?
Oui, dès lors que vous possédez un numéro de déclaration d'activité (NDA), vous êtes soumis à l'obligation de transmettre un BPF chaque année. Le statut juridique ne change rien à cette obligation. Si vous n'avez réalisé aucune formation sur l'exercice, vous devez tout de même déposer un BPF néant pour conserver votre NDA.
Quelle différence entre le BPF et le Cerfa 10443 ?
Il s'agit du même document. Le Cerfa n° 10443 est la référence officielle du formulaire utilisé pour le bilan pédagogique et financier. Depuis la dématérialisation, vous ne remplissez plus le Cerfa papier : la saisie se fait directement sur Mon Activité Formation, mais la structure du formulaire reste celle du Cerfa 10443.
Que faire si j'ai fait une erreur dans mon BPF déjà envoyé ?
Tant que la campagne est ouverte (jusqu'au 31 mai 2026), vous pouvez modifier et revalider votre BPF autant de fois que nécessaire sur Mon Activité Formation. Une fois la campagne close, contactez directement votre DREETS pour signaler l'erreur et demander une correction. Plus vous réagissez rapidement, plus la procédure est simple.
Mon exercice comptable ne correspond pas à l'année civile, quelle période déclarer ?
Vous déclarez les données de votre dernier exercice comptable clos à la date de la campagne. Par exemple, si votre exercice va du 1er juillet 2024 au 30 juin 2025, c'est cet exercice que vous déclarez lors de la campagne 2026. Indiquez les dates exactes dans le cadre B du formulaire.
Le BPF est-il lié à Qualiopi ?
Le BPF et Qualiopi sont deux obligations distinctes mais complémentaires. Le BPF est une déclaration administrative annuelle obligatoire pour tous les organismes avec un NDA. Qualiopi est une certification qualité nécessaire pour accéder aux financements publics et mutualisés. Les deux coexistent : avoir Qualiopi ne dispense pas du BPF, et déposer un BPF ne remplace pas la certification. Consultez notre guide Qualiopi pour comprendre les liens entre les deux démarches.
Conclusion
Le bilan pédagogique et financier n'est pas un exercice redoutable. C'est un formulaire structuré en cinq cadres, avec des données que vous produisez déjà tout au long de l'année - à condition de les organiser correctement.
Les clés pour un BPF sans stress :
La campagne 2026 est ouverte. Si vous souhaitez découvrir comment Calendium centralise vos données de formation pour simplifier votre BPF et votre gestion quotidienne, demandez une démonstration.
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